ผู้ใช้งานระบบปฏิบัติการ Windows มักพบความไม่สะดวกในการจัดการไฟล์ภายในโฟลเดอร์ เนื่องจากระบบมีการจัดเรียงและแบ่งกลุ่มไฟล์ที่ไม่เหมือนกันในแต่ละพื้นที่ ตัวอย่างที่พบได้บ่อยคือโฟลเดอร์ดาวน์โหลด (Downloads) ที่ระบบมักบังคับตั้งค่าเริ่มต้นให้จัดเรียงตามวันที่แก้ไข และแสดงผลแบบแบ่งกลุ่มตามระยะเวลา สาเหตุเกิดจากกลไกอัตโนมัติของ Windows ที่พยายามแยกแยะประเภทของโฟลเดอร์ เพื่อเลือกรูปแบบการแสดงผลที่ระบบประเมินว่าเหมาะสมกับการใช้งานมากที่สุด

ก่อนที่จะทำการตั้งค่าเพื่อล็อกมุมมองโฟลเดอร์ จำเป็นต้องทำความเข้าใจตัวเลือกการจัดเรียงไฟล์ (Sort by) ในระบบ Windows ว่าแต่ละรูปแบบมีความหมายและการแสดงผลอย่างไร เพื่อให้สามารถเลือกใช้งานได้ตรงตามความต้องการมากที่สุด โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

• Name (ชื่อ): จัดเรียงไฟล์และโฟลเดอร์ตามลำดับตัวอักษรหรือตัวเลข
• Date (วันที่): จัดเรียงตามข้อมูลวันที่ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์
• Type (ประเภท): จัดเรียงโดยจัดกลุ่มตามนามสกุลหรือชนิดของไฟล์ เช่น รวมไฟล์เอกสาร ไฟล์ภาพ หรือไฟล์โปรแกรมไว้ด้วยกัน
• Size (ขนาด): จัดเรียงตามขนาดความจุของไฟล์ (อยู่ในเมนูย่อย More)
• Tags (แท็ก): จัดเรียงตามป้ายกำกับที่ผู้ใช้งานระบุไว้ในรายละเอียดไฟล์ (อยู่ในเมนูย่อย More)
• Date created (วันที่สร้าง): จัดเรียงตามวันที่และเวลาที่ไฟล์ถูกสร้างขึ้นหรือถูกคัดลอกมาลงในเครื่อง (อยู่ในเมนูย่อย More)
• Date modified (วันที่แก้ไข): จัดเรียงตามวันที่และเวลาที่มีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงไฟล์ครั้งล่าสุด (อยู่ในเมนูย่อย More)
• Date taken (วันที่ถ่าย): จัดเรียงตามข้อมูลวันที่ที่มีการบันทึกภาพถ่าย มักใช้กับโฟลเดอร์รูปภาพ (อยู่ในเมนูย่อย More)

ส่วนที่ 2 คือ ทิศทางการจัดเรียง (Sorting Direction) ซึ่งเป็นตัวกำหนดลำดับก่อนหลัง เพื่อนำไปบังคับใช้และแสดงผลร่วมกับเกณฑ์ที่ผู้ใช้งานได้เลือกไว้ในส่วนแรก โดยมี 2 ทิศทางให้เลือกใช้งานดังนี้

• Ascending (จากน้อยไปมาก): เป็นการสั่งให้ระบบนำเกณฑ์ที่เลือกไว้มาเรียงจากจุดเริ่มต้นไปหาจุดสิ้นสุด ตัวอย่างเช่น หากใช้งานร่วมกับเกณฑ์ Name จะเรียงชื่อไฟล์จาก ก-ฮ หรือ A-Z, หากใช้ร่วมกับเกณฑ์ Date modified จะเรียงจากไฟล์ที่แก้ไขไว้นานที่สุดไปหาเพิ่งแก้ไขล่าสุด และหากใช้กับเกณฑ์ Size จะเรียงจากไฟล์ขนาดเล็กสุดไปหาขนาดใหญ่สุด
• Descending (จากมากไปน้อย): เป็นการสั่งให้ระบบนำเกณฑ์ที่เลือกไว้มาเรียงสลับจากท้ายขึ้นมาหน้า ตัวอย่างเช่น หากใช้งานร่วมกับเกณฑ์ Name จะเรียงชื่อไฟล์จาก ฮ-ก หรือ Z-A, หากใช้ร่วมกับเกณฑ์ Date modified จะเรียงจากไฟล์ที่เพิ่งแก้ไขล่าสุดขึ้นมาก่อน (ซึ่งเป็นรูปแบบที่คนนิยมใช้ค้นหางานมากที่สุด) และหากใช้กับเกณฑ์ Size จะนำไฟล์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดขึ้นมาแสดงเป็นอันดับแรก

วิธีตั้งค่าการจัดเรียงไฟล์ใน Windows

เมื่อตัดสินใจเลือกรูปแบบการจัดเรียงที่ต้องการได้แล้ว สามารถตั้งค่าเพื่อล็อกมุมมองโฟลเดอร์และยกเลิกการจัดกลุ่มอัตโนมัติ โดยมีขั้นตอนปฏิบัติดังต่อไปนี้

• เปิดหน้าต่างโฟลเดอร์ที่ต้องการปรับเปลี่ยนการตั้งค่า
• คลิกขวาบริเวณพื้นที่ว่างภายในหน้าต่างโฟลเดอร์ เลือกเมนู Sort by (เรียงลำดับตาม) และคลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ เช่น Name
• กำหนดทิศทางการเรียงโดยคลิกขวาอีกครั้ง เลือกเมนู Sort by แล้วเลือก Ascending หรือ Descending
• หากไม่ต้องการให้ระบบแบ่งกลุ่มไฟล์อัตโนมัติ ให้คลิกขวาที่พื้นที่ว่าง เลือกเมนู Group by (จัดกลุ่มตาม) และคลิกเลือก (None) (ไม่มี)

นอกจากการจัดเรียงลำดับไฟล์แล้ว ระบบ Windows ยังมีตัวเลือกสำหรับการปรับแต่ง View (มุมมอง) และ Group by (การจัดกลุ่ม) เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถปรับแต่งหน้าต่างโฟลเดอร์ให้เหมาะสมกับลักษณะการทำงานได้อย่างละเอียดมากขึ้น โดยแต่ละฟังก์ชันมีรายละเอียดและวิธีตั้งค่าดังนี้

การปรับเปลี่ยนมุมมองแสดงผล (View)

ฟังก์ชัน View คือการกำหนดลักษณะทางกายภาพในการแสดงผลของไอคอนไฟล์และโฟลเดอร์บนหน้าจอ ช่วยให้มองเห็นรายละเอียดหรือรูปภาพตัวอย่างได้ชัดเจนขึ้น โดยมีตัวเลือกที่นิยมใช้งานดังต่อไปนี้

• Extra large icons / Large icons (ไอคอนขนาดใหญ่พิเศษ / ขนาดใหญ่): เหมาะสำหรับโฟลเดอร์รูปภาพหรือวิดีโอ ระบบจะแสดงภาพตัวอย่าง (Thumbnail) ขนาดใหญ่ ทำให้ค้นหาไฟล์ด้วยสายตาได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดไฟล์
• Medium icons / Small icons (ไอคอนขนาดกลาง / ขนาดเล็ก): แสดงผลเป็นไอคอนขนาดมาตรฐาน เหมาะสำหรับโฟลเดอร์ที่มีไฟล์จำนวนมากและต้องการประหยัดพื้นที่หน้าจอเพื่อให้เห็นไฟล์ได้ครอบคลุมมากขึ้น
• List (รายการ): แสดงชื่อไฟล์เรียงต่อกันเป็นคอลัมน์จากบนลงล่างและซ้ายไปขวา โดยไม่มีรายละเอียดอื่นแทรก เหมาะสำหรับการดูรายชื่อไฟล์จำนวนมากอย่างรวดเร็ว
• Details (รายละเอียด): เป็นมุมมองที่ให้ข้อมูลครบถ้วนที่สุด แสดงผลในรูปแบบตารางที่ระบุทั้งชื่อไฟล์, วันที่แก้ไข, ประเภทไฟล์ และขนาดไฟล์ พร้อมทั้งสามารถคลิกที่หัวข้อคอลัมน์เพื่อจัดเรียงลำดับ (Sort) ได้โดยตรงจากหน้านี้
• Tiles / Content (แบบไทล์ / เนื้อหา): แสดงไอคอนพร้อมรายละเอียดเบื้องต้นกำกับไว้ด้านข้างอย่างเป็นระเบียบ

ขั้นตอนการตั้งค่ามุมมอง (View) สามารถทำได้โดยคลิกขวาบริเวณพื้นที่ว่างในโฟลเดอร์ เลือกเมนู View จากนั้นคลิกเลือกรูปแบบขนาดไอคอนหรือลักษณะการแสดงผลที่ต้องการใช้งาน

การจัดกลุ่มไฟล์ (Group by)

ฟังก์ชัน Group by คือการสั่งให้ระบบนำไฟล์ที่มีคุณสมบัติเหมือนกันมาจัดไว้ในหมวดหมู่เดียวกัน โดยจะมีเส้นคั่นและหัวข้อแบ่งหมวดหมู่อย่างชัดเจนบนหน้าจอ ช่วยให้การแยกแยะประเภทไฟล์หรือช่วงเวลาทำได้ง่ายขึ้น ตัวเลือกการจัดกลุ่มจะคล้ายคลึงกับการจัดเรียงลำดับ ดังนี้

• Name (ชื่อ): จัดกลุ่มไฟล์ตามลำดับตัวอักษรตัวแรกของชื่อไฟล์ (เช่น กลุ่ม A-H, I-P, Q-Z)
• Date modified (วันที่แก้ไข): จัดกลุ่มตามช่วงเวลาที่ไฟล์ถูกสร้างหรือแก้ไขล่าสุด (เช่น วันนี้, สัปดาห์ที่แล้ว, เดือนที่แล้ว, นานมาแล้ว)
• Type (ประเภท): จัดกลุ่มโดยแยกตามนามสกุลของไฟล์อย่างชัดเจน เช่น กลุ่มไฟล์เอกสาร, กลุ่มไฟล์รูปภาพ, กลุ่มแอปพลิเคชัน
• Size (ขนาด): จัดกลุ่มตามเกณฑ์ขนาดความจุของไฟล์ (เช่น ไฟล์ขนาดเล็ก, ขนาดกลาง, ขนาดใหญ่)
• (None) (ไม่มี): ปิดการทำงานของระบบจัดกลุ่มทั้งหมด ทำให้ไฟล์แสดงผลต่อเนื่องกันตามปกติโดยไม่มีเส้นคั่นแบ่งหมวดหมู่

ขั้นตอนการตั้งค่าการจัดกลุ่ม (Group by) สามารถทำได้โดยคลิกขวาที่พื้นที่ว่างในโฟลเดอร์ เลือกเมนู Group by จากนั้นคลิกเลือกเกณฑ์ที่ต้องการใช้แบ่งหมวดหมู่ หากต้องการยกเลิกการแบ่งกลุ่มและให้ไฟล์เรียงต่อกันเป็นผืนเดียว ให้คลิกเลือกตัวเลือก (None)

การจดจำการตั้งค่าไว้ในครั้งต่อไป

เมื่อทำการปรับแต่งมุมมอง (View) และการจัดกลุ่ม (Group by) จนได้รูปแบบหน้าต่างโฟลเดอร์ที่ตรงกับความต้องการแล้ว สิ่งสำคัญที่ผู้ใช้งานต้องดำเนินการต่อคือการสั่งให้ระบบจดจำค่าเหล่านี้ไว้ใช้งานตลอดไป มิฉะนั้นเมื่อทำการปิดและเปิดหน้าต่างโฟลเดอร์นั้นขึ้นมาใหม่อีกครั้ง ระบบจะทำการคืนค่ากลับไปสู่การแสดงผลแบบเริ่มต้น (Default) ทันที

ขั้นตอนการล็อกการตั้งค่า View และ Group by ให้เป็นแบบถาวร จะใช้วิธีการเดียวกับการล็อกการจัดเรียงไฟล์ (Sort by) ผ่านฟังก์ชัน Apply to Folders เพื่อบังคับใช้รูปแบบดังกล่าวกับโฟลเดอร์ประเภทเดียวกันทั้งหมด โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

• หลังจากตั้งค่า View และ Group by ในโฟลเดอร์ปัจจุบันเสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้ว ให้เปิดหน้าต่างการตั้งค่าโฟลเดอร์ขึ้นมา (สำหรับ Windows 11 ให้คลิกที่ไอคอนจุดสามจุดบริเวณด้านบนขวาแล้วเลือก Options ส่วนระบบ Windows 10 ให้คลิกแท็บ View ด้านบน แล้วคลิกปุ่ม Options)
• เมื่อหน้าต่าง Folder Options ปรากฏขึ้น ให้คลิกสลับไปยังแท็บ View
• มองหาและคลิกที่ปุ่ม Apply to Folders (นำไปใช้กับแฟ้ม)
• ระบบจะแสดงกล่องข้อความเพื่อยืนยันการนำรูปแบบมุมมองนี้ไปใช้กับโฟลเดอร์ทั้งหมดที่มีประเภทเดียวกัน ให้คลิกปุ่ม Yes และตามด้วยปุ่ม OK เพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอน

เพียงเท่านี้ ไม่ว่าจะเป็นขนาดของไอคอน รูปแบบการแสดงรายละเอียดไฟล์ หรือการยกเลิกการแบ่งกลุ่มไฟล์ที่ผู้ใช้งานได้ตั้งค่าเอาไว้ จะถูกบันทึกและนำไปบังคับใช้กับโฟลเดอร์ที่มีเทมเพลตประเภทเดียวกันทั้งหมดอย่างถาวร ช่วยให้การจัดการไฟล์มีความเป็นระเบียบและไม่ต้องเสียเวลากลับมาตั้งค่าใหม่ซ้ำซ้อนในอนาคต

ข้อควรรู้: ความแตกต่างระหว่างการจำค่าอัตโนมัติของ Windows และการใช้ Apply to Folders

หลายครั้งผู้ใช้งานอาจพบว่า เพียงแค่ปรับเปลี่ยนการตั้งค่าภายในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง แล้วทำการปิดหน้าต่างและเปิดขึ้นมาใหม่ ระบบก็สามารถจดจำรูปแบบการจัดเรียงเหล่านั้นได้ทันทีโดยไม่ต้องเข้าไปกดปุ่ม Apply to Folders สาเหตุที่เป็นเช่นนี้เนื่องจากระบบปฏิบัติการ Windows มีกลไกความจำอัตโนมัติ (เป็นค่า Registry ที่เรียกว่า ShellBags) ซึ่งทำหน้าที่บันทึกสถานะล่าสุดของแต่ละโฟลเดอร์ไว้โดยอัตโนมัติทันทีที่มีการปิดหน้าต่าง

อย่างไรก็ตาม การพึ่งพาระบบความจำอัตโนมัติเพียงอย่างเดียวมีข้อจำกัดที่สำคัญ 2 ประการ ได้แก่

• จำกัดเฉพาะพื้นที่: ระบบจะจดจำการตั้งค่าเฉพาะ “โฟลเดอร์นั้นเพียงโฟลเดอร์เดียว” เท่านั้น หากผู้ใช้งานสร้างโฟลเดอร์ใหม่ หรือเปิดไปยังโฟลเดอร์อื่นแม้จะเป็นประเภทเดียวกัน โฟลเดอร์เหล่านั้นก็จะยังคงแสดงผลด้วยรูปแบบค่าเริ่มต้น (Default) อยู่เช่นเดิม
• จำกัดจำนวนความจำ: ระบบ Windows มีโควตาในการจดจำการตั้งค่าโฟลเดอร์สูงสุด (ใน Windows รุ่นปัจจุบันมักจำกัดไว้ที่ประมาณ 5,000 โฟลเดอร์) หากมีการเปิดใช้งานและปรับเปลี่ยนโฟลเดอร์สะสมจนเกินขีดจำกัดนี้ ระบบจะเริ่มลบความจำของการตั้งค่าในโฟลเดอร์เก่าๆ ทิ้ง ส่งผลให้โฟลเดอร์ที่ผู้ใช้งานเคยจัดระเบียบไว้ ถูกรีเซ็ตกลับไปเป็นค่าเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ

ด้วยข้อจำกัดเหล่านี้ การใช้คำสั่ง Apply to Folders จึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญและขาดไม่ได้ หากผู้ใช้งานต้องการสร้างมาตรฐานการแสดงผลใหม่ให้กับโฟลเดอร์ประเภทเดียวกันทั้งหมดภายในเครื่องแบบถาวร เพื่อให้ครอบคลุมทั้งโฟลเดอร์ที่มีอยู่เดิมและโฟลเดอร์ที่จะถูกสร้างขึ้นใหม่ในอนาคต โดยไม่ต้องกังวลเรื่องข้อจำกัดด้านความจำของระบบ